Residence card, jūminhyō en My Number vanuit België: de Japanse papieren en hun klokken

Wie in Japan komt wonen, krijgt drie administratieve ankers:

• een residence card (verblijfskaart) van de immigratiedienst;
• een inschrijving in het bevolkingsregister (de jūminhyō) bij de gemeente;
• een My Number, je Japanse persoonsnummer, te vergelijken met je rijksregisternummer.

Het meeste is in één bezoek aan de gemeente gedaan. De termijn is kort: binnen veertien dagen nadat je een woonadres hebt, sta je bij de gemeente.

De valkuil komt later. Je My Number-kaart verloopt op de einddatum van je verblijfsvergunning, en wordt bij een verlenging niet vanzelf meeverlengd.

Welke papieren krijg je, en waar?

Wat	Waar	Termijn
Residence card	op de luchthaven, of per post na je gemeentemelding	bij binnenkomst
Adresmelding en jūminhyō	het gemeentekantoor van je woonplaats	binnen 14 dagen na het betrekken van je woning
My Number (12 cijfers)	de gemeente meldt het je na je inschrijving	volgt op de inschrijving
My Number-kaart (eerste aanvraag gratis)	aanvragen bij de gemeente, online of per post	ophalen na ongeveer een maand
Adreswijziging	het gemeentekantoor	binnen 14 dagen na de verhuizing
Verlies van de residence card	het regionale immigratiekantoor	binnen 14 dagen na ontdekking

Wat is de residence card, en wanneer krijg je hem?

De residence card is je identiteitsbewijs als buitenlandse inwoner. Er staan je gegevens op, je verblijfsstatus en de einddatum van je verblijf. Iedereen van zestien jaar en ouder moet hem altijd bij zich dragen. Je krijgt hem als je langer dan drie maanden in Japan blijft.

Land je op Narita, Haneda, Chūbu, Kansai, New Chitose, Hiroshima of Fukuoka, dan krijg je de kaart direct bij de grenscontrole. Land je elders, dan meld je je eerst met je paspoort bij de gemeente en komt de kaart daarna per post.

Voor kinderen: sinds 14 juni 2026 hoort er vanaf één jaar een pasfoto bij de aanvraag. Daarvoor was dat pas vanaf zestien.

Verlies je de kaart, dan vraag je binnen veertien dagen een nieuwe aan bij het immigratiekantoor, met je paspoort, een pasfoto en een bewijs van het verlies, zoals een aangifte bij de politie. Vertrek je definitief, dan lever je hem in bij de grenscontrole.

Wat regel je bij de gemeente?

Binnen veertien dagen na het betrekken van je woning doe je de adresmelding bij het gemeentekantoor, met je residence card (of je paspoort als die kaart nog moet komen). De gemeente zet je adres op de kaart en maakt je inschrijving in het bevolkingsregister aan. Van die inschrijving kun je tegen betaling uittreksels krijgen, en die heb je nodig, bijvoorbeeld bij het omwisselen van je rijbewijs.

Neem je gezinsakten mee, met Japanse vertaling. Woon je met je gezin in Japan, dan vraagt de gemeente een officieel document dat de gezinsband aantoont, zoals een huwelijks- of geboorteakte, en die moet vergezeld gaan van een Japanse vertaling. Zorg dat die klaar is vóór je naar het gemeentekantoor gaat, anders schrijf je partner en kinderen niet in één keer in. Haal in België recente uittreksels bij je gemeente, en vraag na of er een apostille van de FOD Buitenlandse Zaken op moet.

Verhuis je later binnen dezelfde gemeente, dan geef je de wijziging binnen veertien dagen door. Verhuis je naar een andere gemeente, dan schrijf je je uit bij de oude en binnen veertien dagen in bij de nieuwe. Vertrek je uit Japan, dan schrijf je je vóór vertrek uit.

Waarvoor heb je je My Number nodig?

Na je inschrijving krijg je van de gemeente je Individual Number (de officiële naam van je My Number): twaalf cijfers voor sociale zekerheid, belasting en rampenhulp. Je hebt het onder meer nodig voor:

• je pensioen;
• de kinderbijslag;
• medische zorg;
• het openen van een bankrekening;
• overboekingen naar en uit het buitenland.

De My Number-kaart is een aparte plastic kaart die je aanvraagt, met chip, foto en je nummer op de achterkant. Hij is drie dingen tegelijk: identiteitsbewijs, digitale sleutel voor de belastingaangifte en zorgpas. In veel gemeenten haal je er ook uittreksels mee uit de automaat in de convenience store (de buurtsupermarkt die dag en nacht open is).

Aanvragen kan bij je adresmelding. Anders doe je het met het formulier dat je later krijgt, via je telefoon, de computer, de post of een fotohokje. Na ongeveer een maand krijg je een briefkaart waarmee je hem bij de gemeente ophaalt.

Welke klok vergeten nieuwkomers?

De geldigheid van je My Number-kaart eindigt op de einddatum van je verblijfsperiode. Verleng je je verblijf bij de immigratiedienst, dan moet je daarna ook bij de gemeente de geldigheid van de kaart laten verlengen. Dat gebeurt niet automatisch, en een verlopen kaart opnieuw laten maken kost geld.

Loopt je verlengingsaanvraag nog als de kaart dreigt te verlopen, dan kun je de geldigheid tijdelijk met twee maanden laten verlengen.

De verlenging van je verblijf zelf vraag je aan vóór de einddatum. Wie ook maar één dag te lang blijft, kan worden uitgezet.

En de hanko?

De hanko is een persoonlijk naamstempel. Voor belangrijke contracten, zoals de koop van een huis, kan om een bij de gemeente geregistreerd stempel worden gevraagd. Voor een bankrekening accepteren sommige banken een handtekening, zie bank en betalen in Japan. Hoe dit alles in de eerste weken in elkaar grijpt, staat in je eerste weken in Japan.

En de Belgische ambassade?

Met je residence card in handen schrijf je je in bij de Belgische ambassade in Tokio: online via eConsul, op afspraak of per mail. Je stuurt onder meer je model 8 mee (het bewijs dat je Belgische gemeente je heeft afgevoerd) en een kopie van je residence card, voor- en achterkant. Hoe dat precies gaat, staat in je eerste weken in Japan.

In Vertrekklaar is dit fase 5 van 5 van het traject van België naar Japan, stap 5.2: dezelfde stappen, maar dan op jullie situatie. In jouw volgorde, afvinkbaar, en met de termijnen bewaakt. Bekijk het hele traject van België naar Japan.