Je eerste weken in Japan vanuit België: de kaart, de veertien dagen en de ambassade in Tokio

De Japanse aankomst is streng maar voorspelbaar: elke registratie is de sleutel tot de volgende. Wie die volgorde kent, is in twee weken geregeld.

Drie dingen om vooraf te weten:

• De belangrijkste klok is veertien dagen voor je melding bij de gemeente.
• Het goede nieuws: de eerste schakel krijg je nog vóór je de aankomsthal uit bent.
• De valkuil zit in wat je online leest: de "zes-maandenregel" bij de bank geldt niet voor wie bij een kantoor in Japan werkt.

Wat regel je in welke week?

Wanneer	Wat	Waar
Bij de landing	residence card, altijd bij je dragen vanaf 16 jaar	de grenscontrole op de grote luchthavens
Binnen 14 dagen na het betrekken van je woning	adresmelding, inschrijving in de jūminhyō	het gemeentekantoor
Bij dezelfde gang	zo nodig de National Health Insurance, en de kinderbijslag	het gemeentekantoor
Daarna, per post	je My Number; de kaart vraag je gratis aan	de gemeente
Zodra je een betaalmiddel hebt	een Japans telefoonabonnement	een telefoonwinkel
In week één of twee	een bankrekening	een bankfiliaal
Zodra je je residence card hebt	inschrijving bij de Belgische ambassade	online, op afspraak of per mail, in Tokio
Binnen een jaar na binnenkomst	het rijbewijs omwisselen	het rijbewijscentrum van de prefectuur

Wat gebeurt er op de luchthaven?

Wie met een visum op basis van een Certificate of Eligibility (de goedkeuring vooraf van de Japanse immigratiedienst) landt op Narita, Haneda, Kansai, Chūbu, New Chitose, Hiroshima of Fukuoka, krijgt de residence card (de verblijfskaart) direct bij de grenscontrole. Die kaart is vanaf dat moment je identiteitsbewijs. Wie zestien of ouder is, moet hem altijd bij zich dragen. Land je elders, dan komt de kaart per post na je gemeentemelding.

Reist je partner mee op een dependent-status (de verblijfsstatus voor gezinsleden) en wil die werken, dan heeft hij of zij een aparte vergunning nodig voor maximaal 28 uur per week. Daarvoor volstaat het aanvraagformulier.

Wat regel je bij het gemeentekantoor?

Zodra je een woonadres hebt, heb je veertien dagen om je te melden bij het gemeentekantoor. Daarmee kom je in de jūminhyō, het Japanse bevolkingsregister. Het is het tegenstuk van je inschrijving in het Belgische bevolkingsregister, waar je net bent afgevoerd. Woon je met je gezin, neem dan de huwelijks- en geboorteakten mee, met een Japanse vertaling.

Regel bij hetzelfde bezoek ook:

• de zorgverzekering, als je werkgever dat niet doet;
• met kinderen de kinderbijslag: sinds oktober 2024 zonder inkomenstoets, ¥ 10.000 tot ¥ 15.000 per kind per maand en ¥ 30.000 vanaf het derde kind.

De kinderbijslag vraag je aan binnen vijftien dagen na je verhuizing, en hij gaat pas in vanaf de maand ná je aanvraag. Wachten kost hier letterlijk geld. Alle papieren en hun termijnen staan in residence card, jūminhyō en My Number.

Hoe zit het met My Number, telefoon en de bank?

Uit de jūminhyō volgt je My Number, je Japanse persoonsnummer, te vergelijken met je rijksregisternummer. De bijbehorende kaart vraag je gratis aan, en die is inmiddels ook je zorgpas. Voor een telefoonabonnement heb je een betaalmiddel nodig: een kredietkaart of een kaart van een Japanse bank. Heb je een kredietkaart die de aanbieder accepteert, regel dan eerst de telefoon.

Dan de bank, en de zes-maandenregel die op elk forum staat. De deviezenwet (de wet op het geldverkeer met het buitenland) behandelt een buitenlander in principe als niet-ingezetene. Maar wie bij een kantoor in Japan werkt, of zes maanden of langer in Japan is, geldt als inwoner. Kom je met een Japans arbeidscontract, dan ben je dus vanaf het begin inwoner. De regel speelt vooral voor een partner zonder eigen baan. Hou je Belgische rekening aan als brug; zie bank en betalen in Japan.

Hoe rij je in je eerste jaar?

Niet op een internationaal rijbewijs. Het model dat je Belgische gemeente uitreikt, erkent Japan niet. Je rijdt met je Belgisch rijbewijs plus een Japanse vertaling van JAF, de Japanse automobielclub, tot een jaar na je binnenkomst. Die vertaling vraag je online aan vanuit Japan; voor een Belgisch rijbewijs duurt dat gemiddeld twee tot drie werkdagen.

België staat ook op de Japanse lijst van landen waarvan het rijbewijs zonder kennis- en praktijktoets omwisselt (gaimen kirikae). Wat je nodig hebt:

• een officiële JAF-vertaling van je rijbewijs om om te wisselen (¥ 6.600, alleen online aan te vragen);
• bewijs dat je na de afgifte minstens drie maanden in België verbleef;
• een uittreksel uit de jūminhyō;
• een ogentest bij de prefecturale rijbewijscentrale.

Wissel ruim binnen het jaar om. Wat het kost en welke papieren je vóór vertrek al regelt, staat in auto en rijbewijs in Japan.

Waar schrijf je je in als Belg?

Bij de Belgische ambassade in Tokio, de enige Belgische post voor consulaire zaken in Japan. Er zijn ook ereconsuls in Fukuoka, Nagoya, Osaka en Sapporo, maar volgens de ambassade hebben zij de Japanse nationaliteit, spreken ze geen van onze landstalen en sturen ze je aanvraag meestal door naar Tokio. Zonder inschrijving krijg je er geen identiteitskaart, geen paspoort en geen attesten. De inschrijving is gratis.

Inschrijven kan op drie manieren:

• Online via eConsul.
• Persoonlijk op de ambassade, na een afspraak via e-Appointment.
• Per mail aan tokyo.consular@diplobel.fed.be, met de stukken als pdf en hooguit 8 MB aan bijlagen per mail. Geen deellinks zoals WeTransfer.

Per gezinslid stuur je mee:

• het ingevulde en ondertekende inschrijvingsformulier;
• je model 8: het bewijs dat je gemeente je uit het bevolkingsregister heeft afgevoerd;
• een kopie van je Belgische identiteitskaart (voor- en achterkant) en van je paspoort;
• een kopie van je Japanse residence card (voor- en achterkant);
• werk je, een kopie van je visitekaartje.

Wil je blijven stemmen, vul dan meteen ook het formulier in om je als kiezer te registreren. Twee dingen om te weten:

• Vanuit Japan stem je alleen nog voor de Kamer en het Europees Parlement, niet voor gemeente, provincie of gewest.
• De registratie geldt pas vanaf de eerste dag van de vierde maand na indiening. Een formulier dat op 15 mei binnenkomt, geldt vanaf 1 september.

In Vertrekklaar is dit fase 5 van 5 van het traject van België naar Japan, stap 5.2 en 5.5: dezelfde stappen, maar dan op jullie situatie. In jouw volgorde, afvinkbaar, en met de termijnen bewaakt. Bekijk het hele traject van België naar Japan.