Privacyverklaring

Wie dit is

Vertrekklaar wordt gebouwd door Auke Puyt. Er is nog geen team en geen kantoor: één persoon, één mailadres. Vragen over je gegevens komen dus rechtstreeks bij mij binnen, op info@vertrekklaar.nl.

In de zin van de privacywetgeving ben ik de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent: ik bepaal wat er met je gegevens gebeurt, en bij mij haal je je recht.

• Vertrekklaar
• Ierlandstraat 2, 2408 CM Alphen aan den Rijn
• KvK 42127594
• Btw NL005515893B84
• info@vertrekklaar.nl

Wat we vastleggen

Er zijn drie plekken waar je gegevens achterlaat, en ze staan los van elkaar: de landenpeiling op de homepage, de vertrekgids per mail, en — als je klant bent — je eigen omgeving achter de inlog. Wie alleen in de peiling of op de gidslijst staat, heeft geen account en geen dossier.

1. De landenpeiling

Het formulier waarmee je doorgeeft welk land er als volgende moet komen. We bewaren wat je invult, en dat is weinig:

• Je e-mailadres. Verplicht — zonder adres kunnen we je niet laten weten dat jouw land opengaat, en dat is de hele reden dat je het achterlaat.
• Het land waar je heen wilt, en als je "een ander land" kiest, welk land dat is.
• De datum van je stem, en via welke pagina hij binnenkwam.

Meer niet. We kopen geen gegevens bij, we vullen niets aan uit andere bronnen, en we koppelen je stem niet aan profielen van elders.

Eerder stond hier een uitgebreider formulier — het wachtlijstformulier uit de tijd dat Vertrekklaar nog gebouwd werd, met vragen over je situatie en optioneel een telefoonnummer. Dat formulier is opgeheven en er zijn geen aanmeldingen uit die periode bewaard.

2. De vertrekgids

De gratis gids van vijf mails over één bestemming. Je laat één ding achter, en wij noteren er drie dingen omheen:

• Je e-mailadres. Verplicht — er is geen andere manier om je vijf mails te sturen.
• De bestemming waarvoor de gids loopt. Die bepaalt welke vijf mails je krijgt; de gids voor Nieuw-Zeeland gaat over iets anders dan die voor Spanje.
• De datum van je aanmelding en via welke pagina hij binnenkwam — zodat we weten welke pagina's lezers opleveren.
• De datum waarop je je afmeldt, als je dat doet.

Onder elke gidsmail staat een afmeldlink. Die werkt zonder inloggen en zonder uitleg te geven; één klik en de serie stopt.

Wat er bij afmelden precies gebeurt, en waarom het niet "weg" is. Je adres blijft staan, met de aantekening dat je bent afgemeld. Dat is geen slordigheid maar het doel: zonder dat spoor zouden we niet weten dat we je níét moeten mailen, en zou je bij een volgende serie zomaar weer post krijgen. Er gebeurt verder niets meer mee — het is een blokkeerlijst, geen adressenbestand. Wil je het adres echt weg, dan mag dat ook; zie Wat je kunt vragen onderaan.

3. Je eigen omgeving, als je klant bent

Hier ligt het zwaartepunt, want dit is een dossier over je verhuizing.

• Je e-mailadres. Dat is tegelijk je inlog: je krijgt een link per mail en er is geen wachtwoord. We slaan dus ook geen wachtwoord op.
• Je bestemming en je verhuiskeuzes — met hoeveel volwassenen en kinderen je gaat, of je inboedel meegaat, hoeveel huisdieren, of de auto mee gaat, en of je eerst tijdelijk huurt. Daar rolt je stappenplan uit; zonder deze antwoorden krijg je een algemene checklist in plaats van jouw checklist.
• Je streefdatum, als je er een kiest.
• Per stap: of je hem hebt afgevinkt, wanneer je dat deed, en de notitie die je er zelf bij zet.
• De documenten die je uploadt: het bestand zelf, de naam die het had, de stap waar je het aan koppelt, en de geldigheidsdatum die je invult.
• Of je seintjes wilt ontvangen, en welke seintjes je al hebt gehad.
• Je aankoop: welke bestemming je kocht, het bedrag, de datum, en een kenmerk waarmee de betaling bij de betaaldienst terug te vinden is.

Wat er bij een betaling níét op onze server komt. Je betaalgegevens raken Vertrekklaar nooit aan. Betalen gebeurt op een pagina van Stripe, en wat er bij ons terugkomt is een bedrag, een datum en een kenmerk — geen kaartnummer, geen rekeningnummer, geen naam of adres. Dat is geen belofte maar een gevolg van hoe het gebouwd is: wij kúnnen die gegevens niet zien, ook niet als we zouden willen.

Over je documenten. We houden bij dát je iets hebt en tot wanneer het geldig is — niet wát erin staat. Er wordt niets uitgelezen, niets herkend en niets samengevat, en de inhoud gaat niet naar een AI. Dat is geen belofte maar een gevolg van hoe het gebouwd is: je bestand gaat rechtstreeks van de opslag naar je eigen browser en komt niet langs onze server.

Ga je een traject aan met je partner, dan kunnen jullie allebei bij dezelfde map. Dat is de bedoeling van een gezinsaccount — maar het betekent ook dat wat jij uploadt, voor hem of haar zichtbaar is.

Seintjes

Als er iets verloopt of je streefdatum niet meer past, sturen we je daar een mail over. Dat is de kern van wat de tool doet, dus het staat standaard aan — maar het is een uitknop en geen abonnement: onder elke mail staat een link waarmee je ze uitzet, zonder in te loggen.

Wat we niet doen: nieuwsbrieven, tips, aanbiedingen, of berichten om je "betrokken te houden". Er gaat alleen een mail uit als er een datum in zicht komt die iets van je vraagt.

Waarom, en op grond waarvan

De landenpeiling. We gebruiken die gegevens voor twee dingen: je laten weten wanneer jouw land opengaat (met het beloofde lanceervoordeel erbij), en bepalen wélk land we hierna bouwen. Dat laatste is geen holle frase — de volgorde van de corridors volgt uit de stemmen.

De grondslag is je toestemming. Je vult het formulier vrijwillig in, en je kunt die toestemming op elk moment intrekken door een mail te sturen. Dan verdwijnt je stem.

De vertrekgids. Je adres gebruiken we voor precies één ding: je de vijf mails sturen waar je je voor hebt aangemeld. De grondslag is je toestemming, en die trek je in met de afmeldlink onder elke mail. Na afmelding blijft je adres uitsluitend staan om te voorkomen dat je opnieuw post krijgt — daar is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om je afmelding te kunnen naleven.

Je aankoop. Wat je kocht en wat je betaalde leggen we vast om twee redenen: om je toegang te geven tot wat je hebt gekocht (grondslag: de overeenkomst), en omdat de Belastingdienst een administratie eist (grondslag: een wettelijke plicht). Die tweede is geen keuze van ons — zie hieronder wat dat betekent voor het verwijderen van je account.

Je eigen omgeving. Die gegevens gebruiken we om te leveren wat je hebt gekocht: je stappenplan samenstellen, je voortgang bewaren, je documenten bewaren, en je op tijd waarschuwen. De grondslag is hier de overeenkomst — dit is niet iets extra's bovenop de dienst, het ís de dienst.

We sturen je geen nieuwsbrieven, geen tussentijdse updates om je warm te houden, en geen aanbiedingen van anderen.

Hoe lang we het bewaren

Je stem in de landenpeiling: tot je hem laat verwijderen, of tot uiterlijk twaalf maanden nadat het land waarvoor je stemde is opengegaan — dan heeft de stem zijn werk gedaan en wissen we hem.

Je adres op de gidslijst: tot je je afmeldt. Daarna blijft alleen het adres staan met de aantekening dat je bent afgemeld, zodat je geen post meer krijgt — er gebeurt verder niets mee. Wil je ook dat spoor weg, dan mag dat; dan kunnen we alleen niet meer garanderen dat je nooit meer iets ontvangt.

Je eigen omgeving: zolang je hem gebruikt. Een emigratietraject duurt jaren en je documenten horen er te liggen tot je ze niet meer nodig hebt — dus we ruimen niets op omdat het lang stilligt.

Laat je je account verwijderen, dan gaat alles mee: je traject, je voortgang, je notities en je documenten, bestand en al. Er blijft geen kopie achter en er is geen prullenbak waar het nog een tijdje in staat. Ook je aankoopregel bij ons gaat mee.

Eén ding kunnen we niet wissen, en dat hoor je te weten. De betaling zelf blijft bestaan — bij Stripe, en in onze boekhouding. De Belastingdienst verplicht ons de administratie zeven jaar te bewaren, en een verkoop weglaten omdat de koper zijn account opzegt mag niet. Wat daar staat is een bedrag, een datum en een kenmerk; het is geen dossier over je verhuizing, en we gebruiken het nergens anders voor.

Wie het voor ons verwerkt

Vertrekklaar draait op diensten van anderen. Die verwerken je gegevens uitsluitend in onze opdracht, onder hun verwerkersvoorwaarden.

Wie	Waarvoor	Waar
Supabase	de database, de inlog en de opslag van je documenten	EU-regio
Vercel	het hosten van de website en het platform	uitgeserveerd vanuit Frankfurt
Resend	het versturen van onze mail: bevestiging, inloglink, seintjes en de vijf mails van de vertrekgids	Verenigde Staten
Stripe	het afhandelen van je betaling, en het bewaren van de transactie voor onze administratie	EU en VS
Cloudflare	naamgeving van het domein en doorsturen van post	wereldwijd netwerk
Google	de mailbox waarin post aan info@vertrekklaar.nl binnenkomt, en de advertentiemeting — met koekjes alleen als je "ja" zegt, en anders als anonieme telling (zie hieronder)	EU en VS
Meta	uitsluitend als je zelf "ja" zegt: de advertentiemeting via de Meta-pixel (zie hieronder)	EU en VS

De aanmeldingen zelf staan in een Europese regio. Voor het versturen van mail, het afhandelen van betalingen en het doorsturen van post naar onze eigen mailbox worden gegevens ook buiten de EU verwerkt; dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, de gebruikelijke route daarvoor.

Wat we níét doen: je gegevens verkopen, verhuren of doorgeven aan adverteerders.

Eén koekje, en een meting die jij aan- of uitzet

Uit zichzelf zet de website geen enkel koekje. Er is geen chatwidget die meekijkt, en de lettertypen staan op onze eigen server in plaats van bij Google.

Log je in, dan komt er één koekje bij: het koekje dat onthoudt dat jij het bent. Zonder dat zou je bij elke klik opnieuw moeten inloggen. Het volgt je nergens en het staat er niet als je uitlogt.

Sinds we adverteren komt er een meting bij, en onderaan je scherm vragen we één keer wat je daarvan vindt. Wat er dan gebeurt, hangt af van je antwoord — en hieronder staat het volledig, ook het deel dat ongemakkelijk is.

Zeg je "vind ik prima"

Dan laden we onze meetscripts met koekjes: Google Analytics, de Google Ads-meting en de Meta-pixel. We meten drie dingen — welke pagina's bezocht worden, een aanmelding voor de vertrekgids, en een aankoop.

Bij Google staat advertentie-personalisatie ook dan uit. Over de Meta-pixel zijn we graag precies, want daar bestaat die knop niet: de pixel deelt je bezoek met Meta, en heb je een Facebook- of Instagram-account, dan kan Meta dat bezoek aan je profiel koppelen — bijvoorbeeld om te bepalen of je onze advertentie al gezien hebt. Dat is precies waarom hij alleen laadt na jouw uitdrukkelijke "ja", en anders helemaal niet bestaat.

Zeg je "liever niet" — of nog niets

Dan gebeuren er drie dingen niet: er komt geen koekje van Google of Meta op je apparaat, er wordt niets van je apparaat uitgelezen, en de Meta-pixel laadt helemaal niet.

Wat er wél gebeurt, en dat willen we niet wegmoffelen: de Google-tag staat op elke pagina en stuurt een telling zonder koekje. Daarin zit geen kenmerk dat wij of Google aan een eerder bezoek kunnen koppelen — wel de pagina die je bekeek, het tijdstip, je browsertype en je IP-adres. Dat laatste is het ongemakkelijke deel, en we noemen het liever hardop dan dat je het zelf moet ontdekken: een IP-adres kán een persoon identificeren, en het bereikt Google dus ook als je "liever niet" zegt. Advertentie-identificatoren worden er expliciet uit gehaald. Uit die tellingen schat Google statistisch hoeveel bezoekers er via een advertentie kwamen; wij krijgen alleen die schatting te zien, nooit iets over een individuele bezoeker.

Waarom we dat doen. Een deel van de bezoekers zegt "liever niet" — bij de meeste Nederlandse sites is dat een fors deel. Blijft die groep volledig onzichtbaar, dan stuurt een advertentiecampagne op de verkeerde helft van de werkelijkheid, en dat kost geld dat aan het product had kunnen worden besteed. Dit is de smalste vorm waarin dat op te lossen is: niets op je apparaat, geen herkenning, alleen een telling.

Vind je dat te ver gaan? Dat is een redelijk standpunt, en je kunt het afdwingen: elke browser kan googletagmanager.com blokkeren, en trackingblokkers en de meeste privacybrowsers doen dat standaard al. Dan werkt de site verder precies hetzelfde.

Je keuze zelf

Die bewaren we in je eigen browser (localStorage, geen koekje); hij verlaat je apparaat nooit. Wissen kan altijd via de instellingen van je browser — dan stellen we de vraag gewoon opnieuw.

Hoe we het bewaken

De sleutel die in de browser van elke bezoeker terechtkomt, mag uitsluitend aanmeldingen tóevoegen. Lezen, wijzigen en verwijderen zijn op databaseniveau geweigerd, niet alleen in de code — dat is doorgemeten en het wordt bij elke wijziging opnieuw gecontroleerd. De sleutels die meer mogen, staan alleen op de server en nooit in iets wat je browser binnenhaalt. Al het verkeer gaat over https.

Voor je eigen omgeving geldt dezelfde opzet, één trap strenger: bij élke tabel met persoonsgegevens vraagt de database eerst of jij bij dat traject hoort, en pas dan komt er iets terug. Dat geldt ook voor je documenten — voor de gegevens erover én voor de bestanden zelf. Zou er morgen een fout in onze code sluipen, dan krijg je een leeg scherm te zien en niet dat van iemand anders.

Wat je kunt vragen

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, over te laten dragen, en om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Je mag je toestemming ook gewoon intrekken zonder reden.

Eén mail naar info@vertrekklaar.nl volstaat — je hoeft geen formulier in te vullen en geen reden op te geven. Je krijgt binnen een maand antwoord, en meestal een stuk sneller.

Verwijderen kan ook zonder ons: in je eigen omgeving staat onder Instellingen een knop die je account en alles erin direct en definitief wist. Daar komt geen mail en geen wachttijd aan te pas.

Ben je het oneens met hoe we ermee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat mag altijd, ook zonder het eerst bij ons te proberen — maar we horen het liever eerst zelf, dan kunnen we het oplossen.

Als dit verandert

Deze verklaring hoort te beschrijven wat er werkelijk gebeurt. Verandert er iets aan de site of aan de partijen die ons helpen, dan verandert deze tekst mee en staat de nieuwe datum bovenaan. Bij een wijziging die jou raakt, laten we het je weten in plaats van de tekst stil aan te passen.