Apostille en legalisatie: welk document heeft wat nodig

Buiten de EU: apostille bij de rechtbank

Voor landen bij het Apostilleverdrag, zoals Australië, laat je het originele document bij een rechtbank van een apostille voorzien. NederlandWereldwijd laat je vooraf twee dingen checken:

• Staat er een handtekening op het document? Zonder handtekening geen apostille. Vraag de instantie er dan om, met de mededeling dat je het in het buitenland gaat gebruiken.
• Zijn er eerst nog andere legalisaties nodig?

Iemand anders mag de apostille voor je halen, zonder machtiging. Zo werkt het verder:

• Elke rechtbank in Nederland mag het. Je kiest zelf welke, ongeacht waar het document is afgegeven. Alleen voor rechterlijke uitspraken moet je naar de rechtbank die de uitspraak deed.
• Alleen op papier. Een digitaal document moet je eerst officieel op papier hebben; een print van een pdf is geen origineel.
• Aan de balie is het meestal klaar terwijl je wacht; per post stuur je het origineel mee en betaal je op factuur. Je betaalt griffierecht per document (de vergoeding voor de rechtbank); het actuele tarief staat op de pagina van de rechtbank.

Sommige documenten moeten éérst langs een andere instantie. Een diploma moet eerst door DUO worden ondertekend voordat de rechtbank er een apostille op zet, en voor documenten van onder meer de Belastingdienst, het UWV en de SVB geldt een vergelijkbare voorronde. Wie dat overslaat, maakt de rit naar de rechtbank twee keer.

Route	Voor welke landen	Waar	Kosten en doorlooptijd
Geen legalisatie, meertalig modelformulier	EU-landen, voor openbare documenten	de gemeente die de akte opmaakte	geen apostille nodig
Apostille	landen bij het Apostilleverdrag, zoals Australië en Spanje	elke rechtbank	griffierecht per document; aan de balie meestal direct
Legalisatie door het Consulair Dienstencentrum	landen buiten het verdrag	CDC, aan de balie of per aangetekende post	€ 10 per document; per post binnen 5 werkdagen een betaalverzoek, daarna binnen 5 tot 7 werkdagen retour

Voor landen die níét bij het verdrag horen bestaat dus de langere legalisatieroute via het Consulair Dienstencentrum (CDC). Het CDC geeft zelf geen apostilles af, en zegt letterlijk dat je voor een apostilleland direct naar de rechtbank kunt. Voor onze bestemmingen (Australië, en de EU-landen sowieso) heb je die route niet nodig.

Wanneer heeft Australië hem eigenlijk nodig?

Voor de visumaanvraag zelf meestal niet. Home Affairs, het Australische ministerie dat over visums gaat, werkt met kleurenscans van originelen. Je beoordelingsinstantie schrijft eigen eisen voor: vaak gewaarmerkte kopieën of gecertificeerde vertalingen, geen apostille.

Voor de politieverklaring telt vooral de termijn. Home Affairs accepteert zo'n verklaring maar twaalf maanden na afgifte, en dat bepaalt het moment van aanvragen.

Waar de apostille wél om de hoek komt, is het leven ná aankomst: trouwen, een huis kopen, een diploma laten inschrijven bij een beroepsregister. Die documenten kun je nu nog makkelijk regelen, en straks alleen nog per post vanuit de andere kant van de wereld.

De vuistregel: vertaal en legaliseer niets "voor de zekerheid", maar vraag per loket wat het wil zien. Elke instantie schrijft zijn eigen eisen voor, en een apostille die niemand vraagt, is weggegooid geld. Hetzelfde principe geldt bij vertalingen.

In Vertrekklaar is dit fase 2 van 5 van het traject, stap 2.3: dezelfde stappen, maar dan op jullie situatie — in jouw volgorde, afvinkbaar, en met de termijnen bewaakt. Bekijk het hele traject naar Australië of ga meteen naar stap 2.3 in het open stappenplan.