Politieverklaringen: waarom timing hier alles is

Vraag je politieverklaringen voor Australië meestal pas aan rond je uitnodiging: het moment dat Australië je uitnodigt om je visum aan te vragen. Te vroeg is zonde, want een politieverklaring is maar twaalf maanden geldig. Te laat houdt je aanvraag op, want een buitenlandse verklaring duurt doorgaans vier tot twaalf weken.

Een politieverklaring is een officiële verklaring van een land over je strafrechtelijk verleden. Van alle documenten in een Australisch visumtraject is dit degene waar de meeste mensen op struikelen. Niet omdat hij moeilijk aan te vragen is, maar omdat hij twee eigenschappen heeft die elkaar tegenwerken.

Wat er gevraagd wordt

Australië vraagt een politieverklaring (police certificate of penal clearance certificate) uit elk land waar je in de afgelopen tien jaar in totaal twaalf maanden of langer hebt gewoond, Australië zelf inbegrepen. Voor Nederland, en voor elk ander land waar dat geldt. Die twaalf maanden hoeven niet aaneengesloten te zijn. De verklaring zelf moet de periode dekken vanaf je zestiende verjaardag tot de afgiftedatum, of de hele tijd dat je in dat land was.

Dat geldt niet alleen voor jou. Elk meereizend gezinslid van zestien jaar of ouder heeft dezelfde verplichting. Een gezin met een studerend kind van achttien dat een jaar in het buitenland heeft gewoond, heeft er dus zomaar een extra land bij. Wie ergens langer dan twaalf maanden in militaire dienst was, levert daarnaast een militair certificaat.

De twee eigenschappen die botsen

Ze duren lang. De Nederlandse verklaring is relatief snel geregeld. Buitenlandse verklaringen duren doorgaans vier tot twaalf weken, en dat is buiten jouw invloed: je bent afhankelijk van de doorlooptijd van een instantie in een ander land, soms in een andere taal.

Ze verlopen snel. Een politieverklaring is twaalf maanden geldig, gerekend vanaf de afgiftedatum. En Home Affairs kan een nieuwe vragen als je na het verlopen ervan nog in dat land bent geweest.

De valkuil zit aan beide kanten. Vraag je te laat aan, dan houd je je aanvraag op terwijl de klok loopt. Vraag je te vroeg aan, dan is de verklaring verlopen tegen de tijd dat je aanvraag daadwerkelijk beoordeeld wordt — en mag je hem opnieuw aanvragen, opnieuw betalen en opnieuw wachten.

Dat tweede overkomt mensen vaker dan het eerste. Het voelt namelijk verstandig om documenten vroeg te regelen. Bij politieverklaringen is dat precies verkeerd.

De Nederlandse verklaring: de VOG

Voor Nederland is de politieverklaring de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), en Justis is de enige instantie die hem afgeeft. Normaal zet een werkgever de aanvraag klaar. Maar voor een visum, immigratie of werk in het buitenland zet je hem zelf in gang: schriftelijk, bij de gemeente waar je staat ingeschreven.

Sta je niet meer in een Nederlandse gemeente ingeschreven en heb je geen Nederlands postadres? Dan vraag je hem per e-mail aan bij Justis. Dat is de route voor wie de verklaring pas nodig heeft als de uitschrijving al achter de rug is.

Wat	Regel
Kosten via de gemeente	€ 41,35
Kosten via een werkgever	€ 33,85
Doorlooptijd	meestal binnen 1 tot 4 weken, in sommige gevallen tot 8 weken
Geldigheid voor Home Affairs	12 maanden vanaf afgifte
Australische verklaring	alleen een Australian Federal Police National Police Check, met code 33; verklaringen van een staat worden niet geaccepteerd

Justis waarschuwt zelf voor commerciële partijen die tegen extra kosten een VOG-aanvraag "klaarzetten": die zijn geen onderdeel of partner van Justis, en de aanvraag wordt niet sneller behandeld. Wie al eerder in Australië woonde, vraagt daar geen verklaring van een staat aan maar een National Police Check bij de Australian Federal Police, met code 33 voor immigratie.