Apostille en legalisatie vanuit België: welk document heeft wat nodig

Een apostille is een stempel dat bevestigt dat je Belgische document en de handtekening erop echt zijn. Een buitenlandse instantie die jouw geboorteakte in handen krijgt, kan dat zelf niet zien. Met een apostille wordt het document geaccepteerd in elk land dat bij het Apostilleverdrag hoort. Dat zijn er veel, waaronder Australië.

In België zet de FOD Buitenlandse Zaken de apostille, en sinds 1 mei 2018 alleen nog elektronisch. Sinds 1 augustus 2026 kost hij € 25 per document.

Vraag hem toch niet meteen aan voor een hele stapel. Check eerst of je hem überhaupt nodig hebt. Vaker dan je denkt is het antwoord nee.

Binnen de EU: meestal niet meer nodig

Ga je naar Frankrijk, Portugal of een ander EU-land, dan is er goed nieuws. Een Europese verordening bepaalt dat overheden in de EU elkaars openbare documenten als echt moeten accepteren, zónder apostille. Het gaat om stukken als geboorteakten, huwelijksakten, stukken over een geregistreerd partnerschap, uittreksels over je woonplaats en een bewijs dat je geen strafblad hebt.

Vertalen hoeft vaak ook niet:

• Is je document opgesteld in een officiële taal van het land waar je het inlevert, dan hoef je geen vertaling te leveren. Een Franstalig Belgisch uittreksel gaat in Frankrijk dus zonder vertaling.
• Anders vraag je bij de instantie die het document afgeeft, voor een akte je Belgische gemeente, een meertalig modelformulier mee. Dat is een standaardformulier in meerdere talen dat je naast het document legt, in plaats van een beëdigde vertaling.
• Alleen als een loket de inhoud dan nog niet begrijpt, mag het bij uitzondering alsnog een gewaarmerkte vertaling vragen.

Vraag dus altijd om het meertalige modelformulier bij je uittreksel. Dat scheelt een apostille én vertaalkosten.

Buiten de EU: de apostille van de FOD Buitenlandse Zaken

Voor landen bij het Apostilleverdrag, zoals Australië, zet de FOD Buitenlandse Zaken de apostille op je Belgische document. Er zijn drie routes.

• Online, voor je akten. Als Belg vraag je een apostille op een akte van de burgerlijke stand of een uittreksel uit het bevolkingsregister online aan via eLegalisation, het platform van de FOD.
• Via de instantie die het document afgaf. Veel aanvragen lopen rechtstreeks via die instantie: je gemeente, je notaris of een andere overheidsdienst. Die dient het document online in, en de FOD behandelt het binnen 48 uur. Bij een notaris is dat binnen vijf werkdagen. Een akte die een notaris tekende, kun je zelf niet meer aan het loket of per post indienen.
• Aan het loket in Brussel, Karmelietenstraat 27, alleen op afspraak, elke werkdag van 9 tot 12.30 uur. Kom je met het originele Belgische document van maximaal vier bladzijden, dan wordt je aanvraag meteen behandeld. Documenten van meer dan tien bladzijden liggen de volgende werkdag klaar.

Iemand anders mag het document voor je aanbieden, zonder volmacht. Alleen voor de legalisatie van je eigen handtekening moet je zelf komen. Betalen gaat alleen elektronisch.

Het document moet in het Nederlands, Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans of Portugees zijn. Is het in een andere taal, dan hoort er een beëdigde vertaling bij.

Veel documenten moeten éérst langs een andere Belgische instantie. Pas daarna kan de FOD de apostille zetten. Een document van je gemeente moet getekend zijn door de burgemeester of een schepen. Een Vlaams diploma laat je eerst wettigen door NARIC-Vlaanderen, dat meteen ook de e-apostille voor je aanvraagt. Een Franstalig diploma gaat eerst langs de Franse Gemeenschap, een medisch attest langs de FOD Volksgezondheid. Wie dat overslaat, doet de aanvraag twee keer.

Route	Voor welke landen	Waar	Kosten en doorlooptijd
Geen legalisatie, meertalig modelformulier	EU-landen, voor openbare documenten	de gemeente die de akte afgeeft	geen apostille nodig
Apostille op een akte of uittreksel bevolkingsregister	landen bij het Apostilleverdrag, zoals Australië	online via eLegalisation	€ 25 per document
Apostille via de afgevende instantie	idem	gemeente, notaris, NARIC-Vlaanderen	€ 25 per document; binnen 48 uur, bij een notaris binnen 5 werkdagen
Apostille of legalisatie aan het loket	idem, en landen buiten het verdrag	FOD Buitenlandse Zaken, Brussel, op afspraak	€ 25 per document; tot 4 bladzijden meteen

Voor landen die níét bij het verdrag horen, bestaat de legalisatie: de langere route waarbij de FOD je document echt verklaart. De apostille is een vorm daarvan. Wat jouw document voor jouw land nodig heeft, zoek je op in de simulator op de site van de FOD Buitenlandse Zaken, vóór je een afspraak maakt.

Wanneer heeft Australië hem eigenlijk nodig?

Voor de visumaanvraag zelf meestal niet. Home Affairs, het Australische ministerie dat over visums gaat, werkt met kleurenscans van originelen. Je beoordelingsinstantie schrijft eigen eisen voor: vaak gewaarmerkte kopieën of gecertificeerde vertalingen, geen apostille.

Voor de politieverklaring telt vooral de termijn. Home Affairs accepteert zo'n verklaring maar twaalf maanden na afgifte. Uit België is dat je uittreksel uit het strafregister. Woon je nog in België, dan vraag je het bij je gemeente, en op uitdrukkelijk verzoek zet de gemeente het voor de apostille op eLegalisation. Woon je niet meer in België, dan loopt de legalisatie via het Centraal Strafregister.

Waar de apostille wél om de hoek komt, is het leven ná aankomst: trouwen, een huis kopen, een diploma laten inschrijven bij een beroepsregister. Die documenten kun je nu nog makkelijk regelen, en straks alleen nog op afstand vanuit de andere kant van de wereld.

De vuistregel: vertaal en legaliseer niets "voor de zekerheid", maar vraag per loket wat het wil zien. Elke instantie schrijft zijn eigen eisen voor, en een apostille die niemand vraagt, is € 25 weggegooid geld per document.

In Vertrekklaar is dit fase 2 van 5 van de plannen voor wie uit België vertrekt, bij het verzamelen van je documenten: dezelfde stappen, maar dan op jullie situatie. In jouw volgorde, afvinkbaar, en met de termijnen bewaakt. Bekijk de plannen vanuit België.