Politieverklaringen vanuit België: waarom timing hier alles is

Vraag je politieverklaringen voor Australië meestal pas aan rond je uitnodiging: het moment dat Australië je uitnodigt om je visum aan te vragen. Te vroeg is zonde, want een politieverklaring is maar twaalf maanden geldig. Te laat houdt je aanvraag op, want een buitenlandse verklaring duurt doorgaans vier tot twaalf weken.

Een politieverklaring is een officiële verklaring van een land over je strafrechtelijk verleden. Voor België is dat het uittreksel uit het strafregister. Van alle documenten in een Australisch visumtraject is dit degene waar de meeste mensen op struikelen. Niet omdat hij moeilijk aan te vragen is, maar omdat hij twee eigenschappen heeft die elkaar tegenwerken.

Wat er gevraagd wordt

Australië vraagt een politieverklaring (police certificate of penal clearance certificate) uit elk land waar je in de afgelopen tien jaar in totaal twaalf maanden of langer hebt gewoond, Australië zelf inbegrepen. Voor België, en voor elk ander land waar dat geldt. Die twaalf maanden hoeven niet aaneengesloten te zijn. De verklaring zelf moet de periode dekken vanaf je zestiende verjaardag tot de afgiftedatum, of de hele tijd dat je in dat land was.

Dat geldt niet alleen voor jou. Elk meereizend gezinslid van zestien jaar of ouder heeft dezelfde verplichting. Een gezin met een studerend kind van achttien dat een jaar in het buitenland heeft gewoond, heeft er dus zomaar een extra land bij. Wie ergens langer dan twaalf maanden in militaire dienst was, levert daarnaast een militair certificaat.

De twee eigenschappen die botsen

Ze duren lang. Het Belgische uittreksel is snel geregeld. Buitenlandse verklaringen duren doorgaans vier tot twaalf weken, en dat is buiten jouw invloed: je bent afhankelijk van de doorlooptijd van een instantie in een ander land, soms in een andere taal.

Ze verlopen snel. Een politieverklaring is twaalf maanden geldig, gerekend vanaf de afgiftedatum. En Home Affairs kan een nieuwe vragen als je na het verlopen ervan nog in dat land bent geweest.

De valkuil zit aan beide kanten. Vraag je te laat aan, dan houd je je aanvraag op terwijl de klok loopt. Vraag je te vroeg aan, dan is de verklaring verlopen tegen de tijd dat je aanvraag daadwerkelijk beoordeeld wordt. En dan mag je hem opnieuw aanvragen en opnieuw wachten.

Dat tweede overkomt mensen vaker dan het eerste. Het voelt namelijk verstandig om documenten vroeg te regelen. Bij politieverklaringen is dat precies verkeerd.

Het Belgische uittreksel uit het strafregister

Voor België is de politieverklaring het uittreksel uit het strafregister. Hoe je het krijgt, hangt af van waar je op dat moment woont:

• Woon je nog in België, dan vraag je het aan bij je gemeente.
• Woon je al in het buitenland, dan stuur je zelf een mail naar de FOD Justitie, dienst Centraal Strafregister (strafregister@just.fgov.be). Vermeld je naam en voornamen, je adres, je geboortedatum en -plaats en de reden van je aanvraag, en voeg een kopie van je identiteitskaart of paspoort toe.

Dat tweede is de route voor wie de verklaring pas nodig heeft als het vertrek al achter de rug is.

Het uittreksel is in het Nederlands of het Frans. Home Affairs wil elk document dat niet in het Engels is, met een Engelse vertaling erbij. Buiten Australië hoeft die vertaler niet erkend te zijn, maar op elke vertaling moeten zijn naam, adres, telefoonnummer en kwalificaties staan, in het Engels.

Wat	Regel
Kosten van het Belgische uittreksel	gratis
Aanvragen in België	bij je gemeente
Aanvragen vanuit het buitenland	per mail aan het Centraal Strafregister, met een kopie van je identiteitskaart of paspoort
Vertaling	in het Engels, met naam, adres, telefoonnummer en kwalificaties van de vertaler
Geldigheid voor Home Affairs	12 maanden vanaf afgifte
Australische verklaring	alleen een Australian Federal Police National Police Check, met code 33; verklaringen van een staat worden niet geaccepteerd

Wie al eerder in Australië woonde, vraagt daar geen verklaring van een staat aan maar een National Police Check bij de Australian Federal Police, met code 33 voor immigratie.

Wat je nu wel moet doen

Het antwoord is niet "wachten". Het is inventariseren.

Zet op een rij in welke landen jij en je meereizende gezinsleden in de afgelopen tien jaar twaalf maanden of langer hebben gewoond. Zoek dan per land op:

• welke instantie de verklaring afgeeft;
• wat er precies aangevraagd moet worden;
• wat het kost en hoe lang het duurt;
• of er een vertaling of legalisatie bij hoort.

Voor de aanvraag bij Home Affairs is een legalisatie of apostille niet nodig, een Engelse vertaling wel.

Die inventarisatie kost je een middag en levert je twee dingen op: je weet wat er straks moet gebeuren, en je weet hoeveel tijd je ervoor moet reserveren. Dat tweede is wat het aanvraagmoment bepaalt.

Wanneer je ze dan wel aanvraagt

Het juiste moment ligt meestal rond je uitnodiging. Dus nadat je Expression of Interest, je aanmelding voor het visum, is uitgenodigd, en niet ervoor. Vanaf dat moment loopt er een harde termijn waarbinnen je je aanvraag compleet moet indienen. Dan wil je dat de verklaringen vers zijn en onderweg.

Heb je een land in je lijst met een lange doorlooptijd, dan schuift dat moment naar voren. Dat is precies de rekensom die je met je inventarisatie in de hand kunt maken: tel terug vanaf het moment dat je de verklaring nodig hebt, en trek de langste doorlooptijd eraf.

Waarom dit het schoolvoorbeeld is

Dit is de reden dat volgorde en timing in een emigratietraject zwaarder wegen dan tempo. Een politieverklaring aanvragen is tien minuten werk. Hem op het juiste moment aanvragen scheelt maanden.

En het is precies het soort ding dat je niet weet als je het voor het eerst doet. Je leest "politieverklaring nodig", je regelt hem netjes meteen, en een jaar later ontdek je dat je hem weg kunt gooien.

In Vertrekklaar is dit fase 2 en 4 van 5 van het traject van België naar Australië, stap 2.4 en 4.4: dezelfde stappen, maar dan op jullie situatie. In jouw volgorde, afvinkbaar, en met de termijnen bewaakt. Bekijk het hele traject van België naar Australië.